Analisi delle necessità: richiesta e raccolta dei fabbisogni

Il Referente del Programma provvede alla ricognizione dei fabbisogni per la redazione del P.T.A.B.S., alla attivazione del processo e al monitoraggio del suo avanzamento; la raccolta di dati e informazioni avviene secondo modalità che assicurino efficienza, efficacia e comunque ritenute più opportune al risultato.
In particolare, il Referente del Programma riceve le proposte, i dati e le informazioni (compreso il CUP nei casi in cui lo stesso sia obbligatorio) fornite dal soggetto Responsabile per l’attuazione dell’acquisto, ai fini del coordinamento delle proposte da inserire nel P.T.A.B.S..  
Nell’acquisire dati e informazioni, il Referente chiede di specificare il grado di priorità dell’acquisto e anche adeguate indicazioni sulle caratteristiche tipologiche, funzionali e tecnologiche delle acquisizioni da realizzare e alla relativa quantificazione economica.
La raccolta dei fabbisogni può avvenire anche attraverso la piattaforma di approvvigionamento digitale certificata di cui all’articolo 25 del Codice dei Contratti.
Il Referente del Programma rileva anche l’eventuale mancanza di acquisti da realizzare.