Affidamento

Per affidare contratti di lavori o di appalto integrato, la Stazione Appaltante deve porre a base di gara il progetto (il progetto esecutivo nel primo caso, il PFTE nel secondo caso). A tal fine, è possibile individuare differenti modalità attraverso le quali la Stazione Appaltante può rendere disponibile il progetto all’operatore economico:

• Come allegato tecnico nella PAD;
• Come collegamento all’ACDat per il download;
• Come collegamento all’ACDat per la consultazione.

Allo stato attuale, le piattaforme di e-procurement integrano una funzione dedicata all’estrazione del fascicolo di gara ivi contenuto, che permette di recuperare tutti i documenti significativi tramite download.

L’utilizzo dell’ACDat per la condivisione della documentazione progettuale sposterebbe parte dei documenti su un ambiente esterno alla PAD.

Il processo di integrazione della documentazione nel fascicolo di gara dovrebbe essere individuato sulla base della modalità di condivisione adottata e delle caratteristiche degli strumenti utilizzati dalla Stazione Appaltante.

Nella tabella seguente si riporta la sintesi dei vantaggi e degli svantaggi associati a ciascuna modalità di condivisione della documentazione progettuale, analizzata in dettaglio nei paragrafi dedicati.

Allegato tecnico nella PAD

La documentazione tecnica di progetto può continuare a essere gestita come allegato tecnico nella PAD. Questa modalità di condivisione è generalmente utilizzata dalle Stazioni Appaltanti e risulta conforme alle disposizioni normative vigenti. Inoltre, sfruttando una funzionalità integrata nelle PAD, consente di gestire tutte le tipologie di procedura di affidamento.

D’altra parte, il crescente impiego di sistemi di gestione informativa digitale, e con essi di elaborati di modellazione tridimensionale, rilievi in nuvola di punti e, più in generale, elaborati grafici di grandi dimensioni, costituisce una potenziale criticità.

Particolare attenzione andrebbe quindi posta agli eventuali limiti previsti dalla PAD sulla dimensione degli allegati, sia in termini di dimensione massima totale, sia per singolo file.

Inoltre, è utile notare che questa modalità operativa prevede il download della documentazione di progetto dall’ACDat, il successivo caricamento tra gli allegati alla procedura di gara all’interno della PAD e l’ulteriore download che dovrà essere effettuato da ciascun operatore economico. Queste operazioni, oltre a richiedere un tempo variabile in relazione alla dimensione dei file, espongono al rischio di corruzione dei file stessi (specie se messi a disposizione attraverso cartelle compresse).

Collegamento all’ACDat per il download

La condivisione della documentazione progettuale può essere garantita attraverso un collegamento all’ACDat, fornito all’interno della documentazione di gara. In particolare, nella sezione pubblica della procedura in PAD andrà configurato un campo in cui inserire il link.

Questa modalità di condivisione assicura che:

• i documenti di progetto, a prescindere dalla loro dimensione, mantengano la loro unicità e integrità all'interno di una cartella dedicata, rimanendo comunque agli atti per tutta la durata della procedura di gara e oltre;
• siano forniti i modelli, oltre agli elaborati di progetto.

Tale approccio è fondamentale per garantire la trasparenza e la legalità del processo, permettendo a tutte le parti interessate di accedere alle stesse informazioni e riducendo il rischio di alterazioni non autorizzate.

Le procedure di accesso all‘ACDat potrebbero tuttavia richiedere l’autorizzazione, la configurazione dei permessi, l’invito e la registrazione dell’utente. 

Se la piattaforma ACDat in uso consente l’accesso libero a specifici documenti, è possibile gestire questa modalità di condivisione attraverso l’utilizzo di un link pubblico che permetta a tutti i potenziali partecipanti di scaricare i file senza necessità di registrazione.

Diversamente, sarà necessario disciplinare negli atti di gara le modalità di accesso alla documentazione progettuale e gestire i relativi flussi di autorizzazione. L’impatto di queste attività sulla Stazione Appaltante si differenzia in relazione alla procedura di affidamento utilizzata.

In particolare, per le procedure “a invito” (es: procedure ristrette, procedure negoziate e affidamenti diretti) che prevedono l’individuazione preliminare dei soggetti che devono avere accesso alla documentazione progettuale, tutte le attività di configurazione dei permessi in ACDat potrebbero essere svolte preventivamente dalla Stazione Appaltante. In questo caso è quindi possibile agire a livello di pianificazione della procedura; pertanto, si ritiene che l’impatto di queste attività sulla Stazione Appaltante sia moderato.

Ben altro discorso può essere fatto per la gestione di una procedura aperta. Infatti, in questo caso, le richieste di accesso potrebbero giungere alla Stazione Appaltante in qualunque momento, durante il periodo di pubblicazione della procedura di gara. 

In questo caso potrebbe essere necessario costituire un processo articolato che preveda:

• Richiesta di accesso alla documentazione, avanzata dall’Operatore Economico;
• Autorizzazione e configurazione permessi in ACDat;
• Invio del riscontro all’Operatore Economico.

Inoltre, il numero di richieste di accesso ricevute può influire sui tempi di evasione delle stesse, esponendo la Stazione Appaltante al rischio di incorrere in ricorsi da parte degli Operatori Economici. Pertanto, tali tempi dovrebbero essere valutati attentamente in relazione al processo utilizzato ed esplicitati nella documentazione di gara.

È utile notare che questa modalità operativa prevede il download della documentazione di progetto dall’ACDat e può richiedere un tempo variabile in relazione alla dimensione dei file.

Collegamento all’ACDat per la consultazione

La condivisione della documentazione progettuale può essere garantita attraverso un collegamento all’ACDat inserito nella documentazione di gara che consenta l’accesso diretto (senza necessità di specifica autorizzazione e configurazione permessi in ACDat) e la navigazione all’interno della cartella di progetto.

Questa modalità di condivisione assicura i vantaggi del Collegamento all’ACDat per il download.

La differenza rispetto all’alternativa precedentemente descritta è relativa alla sola modalità di fruizione della documentazione progettuale che, in questo caso, potrebbe essere consultata senza specifica autorizzazione e senza richiederne il download. Quindi, il primo aspetto da tenere in considerazione è relativo alla possibilità di effettuare un accesso libero a contenuti specifici in ACDat. 

Analogamente, qualora non fosse possibile l’accesso libero a specifici documenti, sarà necessario disciplinare negli atti di gara le modalità di accesso alla documentazione progettuale e gestire i relativi flussi di autorizzazione. 

Restano valide le medesime considerazioni riportate nel paragrafo precedente in relazione alla procedura di affidamento utilizzata.

Si noti che questa modalità di condivisione prevede la consultazione online della documentazione di gara, senza necessità di effettuare il download della stessa e pertanto rappresenterebbe la soluzione ottimale in termini di efficienza e affidabilità del processo.

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